I 3 Segreti Più Importanti Per Essere Più Produttivi ed Ottenere Velocemente i Risultati Che Contano.

Come fare di più facendo meno? Come ottenere di più da se stessi nel minor tempo possibile? I 3 segreti della produttività.

Come essere più produttivi in meno tempo. Chiarisci, elimina e automatizza.

Molte persone quando pensano alla produttività pensano solo ad aumentare il numero di ore lavorate.

Questo perché la loro concezione derivante dall’indottrinamento dall’era industriale replicava il mantra che “all’aumentare delle ore dedicate l’output produttivo aumenta”. La logica sembrava essere legata da una relazione lineare infinita tra sforzo e output.

Ma è sempre cosi?

E che dire della “Legge di Parkinson?”

Legge di Parkinson. «Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.»

Quali sono i benefici di produrre di più in meno tempo?

Il 4 novembre 2019, la testata online del Il Sole 24 ore, riportava l’articolo di Biagio Simonetta “Al lavoro solo 4 giorni la settimana? Microsoft ci ha provato. E funziona” .  

L’articolo riportava i risultati di un esperimento fatto dalla Microsoft fatto all’insegna dell’iniziativa “Work Life Choice Challenge” su 2.300 dipendenti della sede di Tokyo. Lo scopo era quello di misurare l’effetto sulla produttività al ridurre dei giorni lavorativi.

I risultati sulla produttività? 

  • AUMENTO della PRODUTTIVITÀ del 39.9% (rispetto allo stesso mese dell’anno precedente),

  • RIDUZIONI dei COSTI AZIENDALI pari al 23.1% per l’energia elettrica, e costi di carta, stampe e fax dimezzati,

  • 92.1% dei FEEDBACK POSITIVI da parte dei dipendenti. 

  • 3 giorni a settimana per vivere e scoprire il resto del mondo.

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E se fosse possibile per tutti? 

Immagino lo sforzo di un’intera organizzazione di passare da 5 giorni lavorativi a 4. Per un’azienda così grande come la Microsoft, con un numero di persone così grande e con delle responsabilità cosi importanti.

Be se l’ha fatto Microsoft, in realtà lo potrebbero fare il resto delle aziende più piccole, quindi circa il  99% delle aziende esistenti sul pianeta.

Se il tuo modus operandi è più vicino a quello dell’era industriale allora è volto al mero impiego del fattore tempo come leva della produttività. Chiaro che nel lungo periodo pagherai questo approccio con bassi livelli di energia, di attenzione e di creatività. E questo inficerà sulla QUALITÀ del tuo lavoro.

Il tempo, senza attenzione e produttività è tempo perso.

Quindi alla fine, il vecchio modo di pensare produrrà di più, con meno qualità. Credo che oggi questa sia la ricetta per uscire fuori dal mercato.

L’obiettivo è essere PIÙ PRODUTTIVI in MENO TEMPO.

L’aumentare della produttività passa attraverso i sistemi che in condizioni ideali e standardizzate possono produrre risultati crescenti nel tempo con una certo livello di qualità.

I sistemi con cui organizzate la vostra vita quotidiana, con cui gestite le persone, con cui gestite la vostra routine, determinano la vostra produttività.

Ora vediamo come ottenere più velocemente i risultati desiderati.

Più Frutti Meno Foglie: le 3 Strategie della Produttività

“Put more wood behind fewer arrows”

Larry Page

Al fine di aumentare la produttività bisogna capire come la misuriamo, altrimenti non riusciamo a capire dove stiamo andando, o se il nostro modo di operare sta producendo i risultati desiderati.

Le tre strategie per essere più produttivi sono le seguenti:

  1. CHIARISCI
  2. ELIMINA
  3. AUTOMATIZZA

[1] CHIARISCI

Chiarire implica definire cosa produce i risultati e cosa no.

Una volta da bambino mio nonno mi porto in campagna per mostrarmi gli alberi di ulivo secolari e avvicinandoci ad una pianta mi disse “hai presente questo albero, prima di essere cosi definito, alto, forte, rigoglioso e verdeggiante, era così nella mia mente. Ed ogni anno prima di potare i rami secchi o superflui, penso come vorrei che fosse.”.

La minor distanza tra due punti è la chiarezza.

the shortest distance between two points is clarity

Verne Harnish

Analizza e chiarisci quali sono i risultati che ti aspetti.

Chiarire i risultati che ti aspetti tra 5 anni, nel prossimo anno, nel prossimo mese, in questa settimana, oggi, ti aiuterà la chiarezza mentale per capire ed essere attento a ciò che contribuisce a creare valore e cosa sottrae energie importanti.

Sì spietato. Sì acuto. Sì determinato e preciso. Più sei chiaro con te stesso e con gli altri su quello che vuoi, più sarà facile ottenerlo.

La chiarezza semplifica l’esecuzione. Ecco perché è così importante. Più impari ad essere chiaro con te e con gli altri, e a richiedere chiarezza dalle persone intorno a te più facile sarà ottenere dei risultati.

Una volta che hai fatto chiarezza devi eliminare il superfluo.

Qui qualche domande che può aiutare a fare chiarezza:

  • cosa ti entusiasma nella tua vita?
  • se fosse impossibile fallire, cosa ti piacerebbe fare nei prossimi 5, 10 anni ?
  • se fossero gli ultimi 3 anni della tua vita a cosa ti dedicheresti?
  • cosa veramente ti piacerebbe fare prima di morire?

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[2] ELIMINA

L’economista italiano Vilfredo Pareto l’aveva messa in questi termini: “l’80% dei tuoi risultati è determinato dal 20% di quello che fai”.

Chiarisci qual è il tuo 20% che produce l’80 dei risultati.

Chiarisci chi è quel 20% di clienti che ti genera l’80% del fatturato.

Una volta che hai capito quali sono le attività, le persone, le risorse o gli assett che fanno la differenza, rimuovi tutto il resto. Elimina, semplifica, fai spazio. Crea spazio.

Per tornare alla storia di prima con mio nonno lui mi diceva “sai per assicurarsi che i frutti arrivino cospicui, devi fare spazio, devi fare in modo che elimini i rami secchi, in modo tale che maggior linfa vada ai rami con i germogli, ed i germogli un giorno diventeranno fiori, ed i fiori diventeranno frutti. Ma per ottenere i frutti devi potare i rami secchi”.

Elimina il superfluo. Pota i rami secchi. I frutti hanno bisogno di spazio.

Qui qualche domande per tagliare i rami secchi:

  • quale azione o consuetudine non crea nessun tipo di valore?
  • quale azione quotidiana o settimanale riduce la mia capacità di ottenere quello che voglio?
  • quale routine mi è di ostacolo all’ottenimento di quello che voglio?
  • cosa mi assorbe solo tempo senza creare valore?

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[3] AUTOMATIZZA

Automatizza. Automatizza le decisioni. Automatizza i processi. Automatizza tutto ciò che per routine può contribuire a creare un miglioramento di processo o di risultato.

Quini in questo caso per “automatizzare” s’ intende che è necessario munirsi di routine, strumenti che possono facilitare lo sviluppo del lavoro.

Qualsiasi processo di automazione prevede una definizione di regole decisionali. Automatizzare, quindi significa decidere in anticipo come le decisioni devono essere prese e su quali parametri prendere le decisioni.

Distinguiamo due tipi di azioni che possono contribuire all’incremento della produttività:

  • Automatizzare i rituali sacri,
  • Automatizzare i processi che assorbono tempo.

AUTOMATIZZA I RITUALI SACRI

Ognuno di noi ha dei rituali frutto di comportamenti consci o inconsci.

Alcuni di questi alto non sono che decisioni che ci rendono più o meno produttivi.

Quindi i rituali sacri altro non sono che decisioni su:

  • cos’è prioritario per noi?
  • cosa crea valore nella nostra vita?
  • cosa vogliamo apprendere?
  • cosa vogliamo condividere?
  • con chi vogliamo condividere?

Se riuscite a trovare la risposta a queste domande, ancorando con chiarezza nella vostra agenda ciò che deve essere raggiunto da ciò che non deve essere raggiunto nei prossimi 365 giorni allora riuscirete a capire ciò che potete trascurare da ciò che conta far accadere.

La chiarezza semplifica. La semplificazione aumenta l’esecuzione.

Se non chiarisci, non puoi decidere. E se non decidi non puoi automatizzare.

Automatizzare i rituali sacri, significa decidere ex-ante, in anticipo, le cose che contano per te e ciò che non conta e fare accadere le prime.

AUTOMATIZZA I PROCESSI CHE ASSORBONO TEMPO

Quando parliamo di automatizzazione è sempre utile ricordarsi la Funzione di produzione Cobb-Douglas, altro non è che una funzione sulla produzione derivante da uno studio empirico dell’economia americana pubblicato all’inizio del 1928.

La quale sintetizzava che la produzione è funzione del capitale impiegato nei mezzi di produzione (forza lavoro, mezzi e capitali).

Quindi per aumentare il vostro livello produttivo non pensate a lavorare solo più duramente. Pensate a lavorare più intelligentemente.

Pensate a cosa potete automatizzare attraverso i sistemi, ponetevi le seguenti domande:

  • Cosa assorbe l’80% del mio tempo che non produce risultati significativi e che potrebbe essere compiuto da una macchina?
  • Quali attività potrebbero essere interamente automatizzate e migliorate se gestite da una macchina?
  • Quali altri processi potrebbero essere migliorati se gestiti in automazione?

Una volta che hai fatto la lista delle cose inutili allora delega o ad una macchina o dalle in outsourcing. Non perdere tempo.

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Ricorda devi fare spazio per i frutti. Questo richiede il taglio dei rami secchi.

Ricorda che il tuo obiettivo è creare valore per te e per la tua azienda, non cercare di essere impegnato. Sforzati di essere produttivo.

Il Frutto Che Conta

In questo breve articolo abbiamo visto insieme tre strategie per essere più produttivi:

[1] CHIARISCI

Chiarisci dove stai andando, cosa vuoi ottenere, quando e dove. La chiarezza è di primaria importanza.

[2] ELIMINA

Elimina il superfluo. Non serve dedicare tempo a risolvere questioni di non interesse. La vita è breve per dedicarla a cose che non hanno valore. Elimina il superfluo. Elimina i rami secchi. Fai spazio. Crea luce.

[3] AUTOMATIZZA

Automatizza i rituali sacri. Ci sono delle cose che contano di più per te. Decidi in anticipo a cosa devi prestare attenzione. Decidi in anticipo sulle cose che devi decidere.

Automatizza i processi che assorbono tempo. Molte questioni richiedono tempo e risorse. Delegale, dalle in outsourcing o automatizzale. Usa i sistemi, cercali o creali. Il tempo è l’unico asset che non puoi ricevere indietro.

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Con mio grande augurio ti auguro una vita piena di frutti.

Grazie per aver dedicato la più sacra e scarsa risorsa di questo mondo: il tempo.

Spero vivamente che tu abbia potuto trarre qualcosa di utile.

In bocca al lupo per tutto.

Fai buon viaggio.

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