Gianpiero Chironna

Quanto del tuo tempo veramente dedichi a quello che vuoi?

Hai veramente tempo per capire quello che vuoi?

E se ci fosse un modo per averne di più?

Fantastico. Ho letto diversi libri sulla gestione del tempo.

Quello di Peter F. Drucker, che non sembrava essere particolarmente diretto sull’argomento mi ha offerto diversi ed interessanti spunti di riflessione per migliorare la gestione del mio tempo.

“Time is the scarcest resource, and unless it is managed, nothing else can be managed.”

Qui di seguito, troverete qualche citazione del testo e qualche pillola take away da prendere e portare con voi, sperando che possiate utilizzarla ed applicarla velocemente alla vostra vita, per trarne subito il dovuto e meritato vantaggio.

Il testo di cui vi sto parlando è il best seller di Peter F. Drucker – The Effective Executive – molto diretto, molto franco, molto ciccia e niente fumo, presenta nel capitolo secondo uno spaccato di come gli “Effecutive Executive” gestiscono il loro tempo per massimizzare l’utilità. In questo paragrafo troverete alcuni dei comportamenti, rituali e pensieri che questa gente di successo mette in moto per gestire il  maniera effective la propria risorsa più scarsa.

N. 1 Comprendi dove allochi il tuo tempo. Tieni traccia.

Secondo il nostro amico Peter, prima di poter gestire in maniera efficace il tuo tempo devi prima capire dove di solito se ne va, dove lo impieghi.

Questa fase risulta particolarmente importante perché spesso passiamo la nostra quotidianità prendo impegni che sarebbero dovuti essere di altri. Un bell’articolo che spiega questo fenomeno è quello di William Onchken Jr. e Donald L. Wass sul “Management Time: Who’s Got the Monkey?” è un classico di HBR, leggetelo non vi anticipo niente, eccetto che spesso la scimmia di altri la mettiamo sulla nostra spalla in maniera inconscia svolgendo il lavoro che altri dovrebbero svolgere.

Torniamo a noi, tenere traccia del proprio tempo significa restare lucidi, restare legati alle promesse che ci siamo fatti ad inizio settimana di dedicare del tempo a quella cosa a cui eravamo interessati, di fare quella cosa che era importante per noi. E poi che cosa è successo? E’ andato tutto alle ortiche? No, no, no my friend. Stay on the point.

Ecco tracciare, significa mettersi sulla bilancia prima e dopo il weekend, per fare il punto della situazione. In breve non piace a nessuno, ma ti fa bene, ti dice la verità.

N. 2 Gestisci il tempo in tre modi. Elimina. Delega. Esigi di più da te stesso.

Una volta che abbiamo monitorato noi stessi per una settimana ed abbiamo il registro analitico di quello che abbiamo fatto, allora possiamo utilizzare tre domande per capire se c’è qualcosa che possiamo: eliminare, delegare o che richiedono più disciplina mentale.

Qui le domande. Prenditi del tempo e vai.

Elimina. Cosa succederebbe se alcune cose inutili non fossero fatte proprio?

Delega. Quali di queste attività potrebbero essere fatte da qualche altro allo stesso modo o se no meglio?

Esigi di più da te stesso. Quali sono le cose che faccio che fanno solo perdere tempo a me e agli altri senza nessun vero beneficio?

“The output limits of any process are set by the scarcest resource” – P.F. Drucker

N. 3 Pota i rami che non portano frutto.

Una volta che sai cosa contribuisce a raggiungere i tuoi obiettivi, ed hai fatto una chiara distinzione delle cose utili e dalle cose che ti fanno solo perdere tempo, allora tira fuori la cesoia e vai giù convinto. Elimina il superfluo.

Dopo di che…

1. Gestisci le crisi che ritornano in maniera sistemica definendo una routine costruttiva che elimina la possibilità che il problema si ripresenti. Anticipa le crisi o il verificarsi di contrattempi preparando una soluzione per quelli più frequenti.
2. Riduci il livello di interazioni con persone che ti sottraggono tempo senza contribuire alla tua crescita personale. Questa è sicuramente una delle parti più dure. Tutti noi abbiamo bisogno di stare tra la gente, sentirsi amati, sentire che facciamo parte di un gruppo di una società e di una collettività. Definisci come contribuire a livello sociale. Definisci chi è il tuo team. Definisci parenti ed amici. Tutti il resto delle persone se ti vogliono incontrare come dice Mark Cuban “devono staccare un assegno”.
3. Organizza. Ottimizza. Riduci. Spesso la male organizzazione assorbe più risorse di qualsiasi altro fattore. Pertanto una tantum, tipo ogni mese, o ogni sei mesi, metti al centro della tua vita le cose che più in assoluto sono di valore per te. Tutto il resto eliminalo. La vita è anche un processo di riduzione verso che quello che veramente vuoi.
4. Non tutto è importante. Organizza le informazioni che veramente ti servono. Tutto il resto è secondario. Non sentire tutto il telegiornale, non leggere tutto il giornale. Vai al punto dei fatti. Prendi le ciliege. La vita è breve. Fai la spesa delle informazioni chiave della tua vita. Non hai bisogno di essere un tuttologo hai bisogno di poche cose fatte bene. One inch but deep. 

 

N. 4 Quanto tempo ti rimane per le cose importanti per te?

Quanto tempo improduttivo potrebbe essere allocato alle cose che veramente fanno la differenza nella tua vita? Quanto tempo perso nelle piccole cose potrebbe essere investito nei progetti che contano di più e che veramente potrebbero contribuire significativamente alla tua vita?

Una volta qualcuno ha detto che la formula generale delle performance è la seguente:

Performance = Potenziale – Interferenze.

Il primo aspetto è conosci quali sono le interferenze nella tua quotidianità. Riducile, delegale, e gestiscile.

Poi nella fase di plannig ricorda che la cosa più importante è che bisogna iniziare con le cose importanti. First things first. Big stone first.

Take your bite first, otherwise you will starved.

Tira il tuo morso per prima, altrimenti morirai di fame.

Crea una routine che anteponi le cose più importanti prima di ogni altra cosa. Ti accorgerai che darai un verso differente a tutto il resto della tua vita.

“One of the most effective executives in Professor Sune Carlson’s study, …, spent ninety minutes each morning before going to work in a study without telephone at home“.

 

Concludo questo articolo, con questa bella citazione che ho trovato nel libro:

“The most important thing about priorities and postpriorities is, however, not intelligent analysis but courage.

Courage bettere than analysis dictates the truly important rules for identifying priorities:

• Pick the future as against the past;
• Focus on opportunity rather than on problem;
• Choose your own direction – rather than climb on the badwagon; and
• Aim high, aim for something that will make a difference, rather thatn for something that is “safe” and easy to do”

#future #opportunity #direction #high #makeadifference